Publicēts pirms 3 gadiem. Izvērtē satura aktualitāti! >>
FOTO: Freepik
Arvien biežāk Uzņēmumu reģistra (UR) klienti izvēlas iesūtīt dokumentus elektroniski, gan izmantojot portālā latvija.lv pieejamo elektronisko pakalpojumu “Reģistrācija Uzņēmumu reģistra vestajos reģistros”, gan sūtot dažāda veida iesniegumus uz UR elektroniskā pasta adresi vai iesūtot tos, izmantojot portāla latvija.lv pakalpojumu “Iesniegums iestādei”. Šajā publikācijā skaidrojam, kādas prasības ir jāievēro elektronisko dokumentu (e-dokumentu), īpaši reģistrācijas dokumentu, sagatavošanā, kādas ir biežāk pieļautās kļūdas un kā veidot papīra dokumentu elektroniskos atvasinājumus.
Dokumentu un to atvasinājumu noformēšanas un izstrādāšanas prasības ir noteiktas Dokumentu juridiskā spēka likumā un 2018. gada 4. septembra Ministru kabineta noteikumos Nr. 558 “Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība”.
Savukārt e-dokumentu un to atvasinājumu izstrādāšanai un noformēšanai papildus jāņem vērā arī Elektronisko dokumentu likumā un 2005. gada Ministru kabineta noteikumos Nr. 473 “Elektronisko dokumentu izstrādāšanas, noformēšanas, glabāšanas un aprites kārtība valsts un pašvaldību iestādēs un kārtība, kādā notiek elektronisko dokumentu aprite starp valsts un pašvaldību iestādēm vai starp šīm iestādēm un fiziskajām un juridiskajām personām” noteiktais.
Vienlaikus dokumentu izstrādāšanas procesā ir vērts ielūkoties arī Tieslietu ministrijas pastāvīgās darba grupas dokumentu izstrādāšanas jautājumos izveidotajās dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas vadlīnijās, kurās detalizēti izskaidrotas tiesību normās noteiktās prasības dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas jautājumos, kā arī iekļauti vairāki piemēri, kas atvieglos dokumentu izstrādāšanas procesu.
Obligātie e-dokumentu rekvizīti
Lai e-dokuments iegūtu juridisku spēku, tas, tāpat kā papīra dokuments, jānoformē atbilstoši normatīvajos aktos noteiktajām dokumentu noformēšanas prasībām un tam jāsatur obligātie rekvizīti. Obligātie rekvizīti e-dokumentā neatšķiras no rekvizītiem papīra dokumentos, proti, Dokumentu juridiskā spēka likuma 4. pantā ir uzskaitīti dokumentu rekvizīti, kuri piešķir dokumentam juridisko spēku.
Ikvienā dokumentā jābūt obligātajiem dokumentu rekvizītiem: dokumenta autora nosaukumam, dokumenta datumam un parakstam (dažos gadījumos dokuments ir derīgs arī bez paraksta). Tomēr atsevišķos normatīvajos aktos noteiktos gadījumos, lai dokumentam būtu juridisks spēks, dokumentā papildus iepriekš minētajiem rekvizītiem ir jānorāda arī citi rekvizīti:dokumenta izdošanas vietas nosaukums, dokumenta reģistrācijas numurs (piemēram, dalībnieku reģistra nodalījumā) u. c.
Dokumenta autora nosaukums
Noteikumu Nr. 558 2.1. apakšnodaļā ir noteiktas prasības rekvizīta “dokumenta autors” noformēšanai, arī nosakot, kāda informācija ir jānorāda par dokumenta autoru atkarībā no tā, kas ir dokumenta autors: organizācija, tās koleģiāla institūcija, persona, kura ir tiesīga atbilstoši darba pienākumiem parakstīt dokumentu savā vārdā, vai fiziska persona.
Ja dokumenta autors ir organizācija, piemēram, kapitālsabiedrība, tad rekvizītā “dokumenta autors” ir jānorāda pilns sabiedrības nosaukums atbilstoši tam, kāds tas ir ierakstīts komercreģistrā. Svarīgi nosaukumā lietot tādu norādi uz sabiedrības veidu, kāds tas reģistrēts Komercreģistrā, proti, SIA vai sabiedrība ar ierobežotu atbildību.
Dokumenta datums
Atbilstoši noteikumu Nr. 558 2.2. apakšnodaļai dokumenta datums ir dokumenta parakstīšanas datums (piemēram, pieteikuma vai iesnieguma parakstīšanas datums) vai attiecīgā notikuma, norises, darbības datums (piemēram, dalībnieku reģistra nodalījumā – tā sastādīšanas datums, akcionāru sapulces protokolā – sapulces norises datums u. c.).
Svarīgi atcerēties – gadījumos, kad e-dokuments tiek parakstīts ar e-parakstu, kuram ir pievienots laika zīmogs, ne vienmēr laika zīmogā norādītais datums aizstāj rekvizītu “dokumenta datums”. Līdz ar to, veidojot e-dokumentu, kura datums ir attiecīgā notikuma, norises vai darbības datums (piemēram, sapulces protokolu, dalībnieku reģistra nodalījumu), datums ir jānorāda pašā dokumentā, arī tad, ja dokuments tiek parakstīts tajā pašā dienā, kad attiecīgais notikums, norise vai darbība notikusi.
Paraksts
Atbilstoši Dokumentu juridiskā spēka likuma 5. panta pirmajai daļai dokuments parakstāms pašrocīgi. Savukārt atbilstoši Elektronisko dokumentu likuma 3. panta otrajai daļai e-dokuments uzskatāms par pašrocīgi parakstītu, ja tam ir e-paraksts.
Noteikumu Nr. 558 2.3. apakšnodaļā ir norādīts rekvizīta “paraksts” saturs, piemēram, organizācijas e-dokumentos rekvizītā “paraksts” ir jānorāda pilns organizācijas nosaukums, pilns parakstītāja amata nosaukums un amatpersonas paraksta atšifrējums, piemēram, SIA “X” valdes priekšsēdētājs Jānis Piemērs. Papildus tam, parakstot organizācijas dokumentu, jāievēro amatpersonu pārstāvības tiesības, proti, vai biedrības valdes loceklis atbilstoši statūtiem ir tiesīgs dokumentu parakstīt vienpersoniski biedrības vārdā vai statūtos ir noteikts, ka biedrības valdes loceklis pārstāv biedrību kopā ar vēl vienu valdes locekli.
E-dokumenta izstrādāšana
E-dokumentu sagatavo datordrukā, izmantojot tam paredzētās lietojumprogrammas. Viena no populārākajām lietojumprogrammām ir “MS Word”. Ja tiek gatavoti reģistrācijas dokumenti, tad dokumentu sagatavošanai var izmantot Uzņēmumu reģistra mājaslapā vai portāla latvija.lv pakalpojumā “Reģistrācija Uzņēmumu reģistra vestajos reģistros” iekļautos dokumentu paraugus.
Kad dokuments ir sagatavots, vēlreiz jāpārbauda, vai tajā ir ietverti visi obligātie e-dokumenta rekvizīti un norādīta visa nepieciešamā informācija (piemēram, vai akcionāru sapulces protokolā norādīta visa informācija, kas uzskaitīta Komerclikuma 285. pantā), un dokuments jāsaglabā.
Vienlaikus svarīgi atcerēties, ka e-dokumentu var izstrādāt un saglabāt kādā noteikumu Nr. 473 10. pantā norādītajā formātā, proti:
Kad dokuments saglabāts, to nepieciešams augšupielādēt attiecīgajā dokumenta parakstīšanas “vietā” parakstīšanai ar e-parakstu. Dokumentu parakstīšanai var izmantot bezmaksas speciālo programmu “eParakstītājs 3.0”, mobilo lietotni “eParakstsLV”. Tāpat dokumentu var parakstīt portālā eparaksts.lv. Kad parakstāmais dokuments augšupielādēts, jāizvēlas formāts, kādā e-dokumentu parakstīt un kādā dokuments tiks saglabāts pēc parakstīšanas.
E-dokumenta parakstīšanas formāts
Elektroniski var parakstīt jebkura formāta dokumentu (arī PDF, JPEG u. c.), kā arī var izvēlēties, kādā formātā to parakstīt: kā eDoc, PDF vai ASIC-E.
eDoc formātu var izvēlēties, kad ir nepieciešams parakstīt vairāku dokumentu komplektu vai arī jāparaksta ne tikai teksta dokumenti, bet arī citu formātu datnes, piemēram, attēli.
PDF dokumentam dod priekšroku tad, ja vēlas, lai parakstītā dokumenta lasīšanai un e-paraksta pārbaudei saņēmējs izmanto standarta programmatūru – “Adobe Reader” u. tml.
ASiC-E formātu izvēlas tad, ja parakstāmais dokuments tiek adresēts citas Eiropas Savienības (ES) dalībvalsts iedzīvotājam vai organizācijai vai arī ja dokumentu paraksta ar kādas citas ES dalībvalsts vai tādas valsts, kuras pakalpojumu sniedzēja e-paraksta sertifikāti tiek atzīti ES, piemēram, Apvienotās Karalistes, Norvēģijas, Islandes, izsniegtu e-parakstu un dokumentu plānots iesniegt Latvijā.
Parakstīšanas formātu var izvēlēties dokumentu parakstīšanai paredzētajā vietā, piemēram, portālā eparaksts.lv, augšupielādējot parakstāmo dokumentu, parakstīšanas formātu var izvēlēties sadaļā “Dokumenta formāts”, pirms dokuments tiek parakstīts.
Ja vismaz viens e-dokumenta parakstītājs paraksta dokumentu ar ārvalstīs (ES vai valsts, kuras pakalpojuma sniedzēju sertifikāti tiek atzīti ES) izsniegtu e-parakstu, jāievēro nosacījums, ka visi dokumenta parakstītāji dokumentu paraksta ASIC-E formātā. Bieži vien personas, kuras paraksta dokumentu ar ārvalstīs izsniegtu e-parakstu, paraksta dokumentu PAGES, XML, SIG un citos formātos, šādos gadījumos dokumentu pārbaude ir apgrūtināta vai dažkārt pat neiespējama.
E-dokumenta parakstīšana
Visi reģistrācijas e-dokumenti (ar atsevišķiem izņēmumiem) ir jāparaksta atsevišķi, lai tos varētu pievienot reģistrācijas lietai kā atsevišķu dokumentu. Tas nozīmē: ja dokumentu paraksta, piemēram, portālā eparaksts.lv, tad portālā augšupielādē vienu dokumentu, kuru nepieciešams parakstīt, paraksta to, saglabā un tad atkārto tās pašas darbības ar nākamajiem dokumentiem. Ja dokumentu nepieciešams parakstīt vairākiem parakstītājiem, piemēram, diviem, tad otrajam parakstītājam ir jāparaksta tas dokuments, kuru pirmais parakstītājs jau ir parakstījis.
Svarīgi ievērot, ka visi parakstītāji paraksta vienu un to pašu dokumentu, proti, nav pieļaujama situācija, ka dažādus viena dokumenta eksemplārus katrs parakstītājs paraksta atsevišķi un iesniedz UR kā kopīgi parakstītu dokumentu.
Atbilstoši noteikumu Nr. 558 39. punktam dokumenta atvasinājums ir dokuments, kas pilnībā vai daļēji atveido dokumenta oriģinālu, kuru var izstrādāt kā kopiju, izrakstu vai norakstu. Prasības dokumentu atvasinājuma izstrādāšanai un noformēšanai nosaka Dokumentu juridiskā spēka likums un noteikumi Nr. 558, savukārt e-dokumentu atvasinājumiem papildus piemērojamas normas, kuras noteiktas Elektronisko dokumentu likumā un noteikumos Nr. 473.
Svarīgi ievērot, ka dokumentu atvasinājuma pareizību var apliecināt organizācija vai fiziska persona, ja normatīvajos aktos dokumenta atvasinājuma pareizības notariāla apliecināšana nav noteikta kā obligāta, piemēram, Noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas un terorisma un proliferācijas finansēšanas novēršanas likuma 18.2 panta pirmajā daļā noteikts, ka pēc Uzņēmumu reģistra pieprasījuma cita starpā nepieciešams iesniegt notariāli apliecinātu personu apliecinoša dokumenta kopiju.
E-dokumenta elektroniskā atvasinājuma veidošana
Visi e-dokumenta eksemplāri elektroniskajā vidē ir uzskatāmi par e-dokumenta oriģinālu, proti, vienu e-dokumentu var nosūtīt vairākiem adresātiem un visi nosūtītie e-dokumenta eksemplāri ir uzskatāmi par oriģinālu. Tādējādi e-dokumenta kopiju un norakstu izgatavot nav lietderīgi, jo to vietā var iesniegt e-dokumenta oriģinālu.
Savukārt, ja tiek gatavots e-dokumenta elektroniskais izraksts, tad jāievēro noteikumu Nr. 558 43. punktā noteiktās prasības, arī tas, ka izraksta pirmās lapas augšējā labajā stūrī raksta vārdu “Izraksts” (kopijai “Kopija”, norakstam – “Noraksts”), pārraksta nepieciešamo dokumenta teksta daļu, savukārt nepārrakstītās dokumenta teksta daļas vietā kvadrātiekavās liek divpunkti, kā arī dokumenta beigās iekļauj apliecinājuma uzrakstu atbilstoši noteikumu Nr. 558 49. vai 50. punktā noteiktajam.
Proti, ja izrakstu apliecina fiziska persona, tad apliecinājuma uzrakstā ietver vārdus “Izraksts pareizs” (kopijai – “Kopija pareiza”, norakstam – “Noraksts pareizs”), apliecinājuma datumu un vārdu, uzvārdu. Savukārt, ja atvasinājumu apliecina organizācija, apliecinājuma uzrakstā papildus iepriekš minētajam ietver arī amatpersonas pilnu amata nosaukumu, ietverot arī informāciju par pašu organizāciju. Kad izraksts noformēts, to paraksta ar e-parakstu.
Gatavojot e-dokumenta elektronisko izrakstu, visbiežāk tiek koriģēts neparakstītais oriģinālais dokuments: tādā gadījumā jāatceras, ka dzēstā teksta vietā ir jāliek divpunkte kvadrātiekavās, kā arī jāpārliecinās, vai izrakstā ir norādīta visa nepieciešamā informācija, piemēram, kooperatīvās sabiedrības biedru sapulces protokolā obligāti norādāmā informācija, kura noteikta Kooperatīvo sabiedrību likuma 40. panta otrajā daļā.
Papīra dokumenta elektroniskā atvasinājuma veidošana
Papīra dokumenta norakstu un izrakstu veido kā atsevišķu dokumentu, pārrakstot visu oriģinālā dokumenta tekstu vai tikai nepieciešamo informāciju saskaņā ar noteikumu Nr. 558 41. vai 43. punktā noteikto, ietverot apliecinājuma uzrakstu atbilstoši iepriekš norādītajam un parakstot to.
Papīra dokumenta elektronisko kopiju izstrādā, skenējot vai citādā tehniskā veidā iegūstot oriģināla faksimilattēlu ar visām oriģināla dokumenta grafiskajām un citām īpatnībām un saglabājot to PDF, PDF/A, JPEG, TIFF vai PNG formātā. Bieži vien papīra dokumenta elektroniskajām kopijām pirmās lapas augšējā labajā stūrī nevar ietvert vārdu “Kopija”. Līdz ar to tā neesamība nav uzskatāma par trūkumu (satura pievienošana ir iespējama PDF formātā saglabātai elektroniskajai kopijai, ja dokumenta izgatavotājam ir programmatūras rīki, kas nodrošina PDF formāta dokumentam satura pievienošanu).
Savukārt apliecinājuma uzrakstu var noformēt divos veidos:
Bieži vien gadās, ka e-dokumentā ir pieļautas kļūdas, piemēram, izstrādājot dalībnieku sapulces protokola izrakstu, nav norādīta visa Komerclikuma 285. pantā uzskaitītā informācija, līdz ar to e-dokuments ir jālabo.
Svarīgi ievērot, ka viens no e-dokumenta pamatnosacījumiem ir tāds, ka jānodrošina šī dokumenta nemainība, lai tam būtu juridisks spēks. Tāpēc, ja labojumi tiks veikti jau parakstītā e-dokumentā, šāds dokuments zaudēs juridisko spēku. Līdz ar to kļūdaina e-dokumenta vietā ir jāveido jauns dokuments.
Reģistrācijas dokumentu (pieteikuma un tam pievienoto dokumentu) iesniegšanai jāizmanto latvija.lv portāla pakalpojums “Reģistrācija Uzņēmumu reģistra vestajos reģistros”, savukārt reģistrācijas dokumenti, kuri saistīti ar komercķīlu, jāiesniedz UR tīmekļvietnes izveidotajā pakalpojumā.
Iesniegumus var sūtīt uz UR e-pasta adresi info@ur.gov.lv, UR oficiālo e-adresi vai arī iesūtīt to, izmantojot portāla latvija.lv pakalpojumu “Iesniegums iestādei”. Savukārt izņēmuma gadījumos, piemēram, kad portāla latvija.lv darbība ir ilgstoši traucēta un neviens klients, izmantojot portāla pakalpojumu “Reģistrācija Uzņēmumu reģistra vestajos reģistros”, nevar iesniegt reģistrācijas dokumentus, reģistrācijas dokumentus ar pievienotu ekrānšāviņu par portāla darbības kļūdu var nosūtīt uz UR e-pastu.
Svarīgi ievērot, ka dokumenti, kuri tiek parakstīti portālā eparaksts.lv, nav jānosūta UR, izmantojot portālā piedāvāto iespēju “Nosūtīt sev uz e-pastu”. Ja e-dokuments tiek nosūtīts šādā veidā, UR dažkārt nav iespējas sazināties ar klientu, sniegt atbildi vai nosūtīt pieņemto lēmumu.
